常州哪个会计培训班比较好,会计并不是很难,只要好好复习坚持下去。下面为大家分享一些会计实操知识。
为何不能取消会计的库存明细账
取消会计明细账无法防范舞弊
假设有一销售提货单是假造的,仓库管理员未能识别出来而发货了,总之,货被人提走了而未收到款项。此后,提货单同时也录入系统,这笔存货被扣除。单从仓库管理的角度来看,“账实相符”,显得一切正常。也就是说,依靠仓库管理系统的自身机制,是无法杜绝此类问题的。在当前ERP下,会计能发现这一问题吗?ERP的设计特点是模块化,一般划分为总账、固定资产、销售订单处理、存货控制、应收账款、应付账款、采购订单处理和工资等八大块(正应了“大卸八块”的成语),会计人员掌管总账,有关的业务模块掌管明细账,并在业务发生时,自动生成只有金额没有数量的总账分录发送到总账模块。所以,销售模块向会计的总账模块发送分录“借:银行存款(应收账款) 贷:主营业务收入”,仓库模块也向会计总账模块发送分录:“借:主营业务成本 贷;库存商品”。
既然在ERP中,会计自身不设明细数量账,只能依赖仓库明细账的查询功能,而仓库账中确有其事,会计总账模块只好全接收了,其结果当然是,在会计系统中,这笔业务没有“借:银行存款 贷:主营业务收入”的记录,却有“借;主营业务成本 贷:库存商品”的记录,这一票货毫无回报地说没就没了,其成本则混进其它已销售商品的成本中,被掩盖起来,这就是“管货的也管明细账,只向会计报总金额”的直接后果,可见,ERP的设计者连基本的会计常识都没有,其思路是大有问题的!
正确的做法应当是,财务会计也同时开设库存明细账,依据多联式原始凭证的“财务联”记账,进行数量与金额的双重登记,并与仓管员的仓库数量账相互核对,通过在实物数量上的“账账相符”(如有差异,应可以解释)来保证企业的资产完整。上述业务有两种可能:
一、造假行为只局限于出货环节。假销售提货单是直接交到仓库去提货的,属盗窃行为,则会计手头不可能有原始凭证的“财务联”,在会计的库存账上当然没有任何记录。通过仓库存货账与会计存货账的明细数量比对,就能锁定这一笔有差异的业务,进而采取追查报案、完善单据识别手段等措施来“亡羊补牢”;
二、造假行为是系统性的,延伸到全套“多联式原始凭证”,其“财务联”也送到了会计手中,这就启动了复式簿记的“资产保护机制”了:
如果是本期销售本期收现,那么与之对应的银行存款汇进了哪个账号,或者谁经手收取了现金?
如果是冲销已收的预收账款,单据上指明的客户在本公司账上是否确有预收账款余额?经手人是否得到该客户的授权委托?
如果是赊销,单据上指明的客户是否通过了本公司的信用评估,从而可以将其欠款挂在应收账款上?经手人是否得到该客户的授权委托?
为该笔出货配上对应科目的努力,也是寻求对这些问题解答的过程,加上与相关客户的及时对账沟通,很轻易地就能揭露舞弊行为,这就是复式簿记在企业对外交易中所发挥的,难以绕过去的“保护资产”的作用。
取消会计明细账易导致账账不符
取消会计明细账的另一严重后果是,ERP下的库存明细账与会计总账不符。我们先来考察类似的例子,从银行存款调节表的编制说起。它是从银行对账单和企业银行存款账开始的,这两个余额可能不一致,因为同一笔款项会有一方已收、已付而另一方未收、未付,或某一方错记、漏记和重记的情况。查清后,调节表为双方分别补上已方未记的款项,改正单方错记、漏记和重记的款项,直至两个余额相等为止。这就说明,银行与企业的两套账具有重迭性或相似性,但在一定时点上,两者之间又可能存在差异。编制银行存款调节表的过程,并不是去修改双方的账面记录使其一致,而是要达到“差异可解释”的状态。
与此类似,仓库存货账与会计库存账之间当然也有差异,原因至少有:
一、错误的业务处理。双方难免会发生单方的错记、漏记和重记
二、未达业务。会计和仓库在相同业务的处理上存在着“时间差”,如在月末“货已到,款未付”。仓库是一定要记录的;会计则由于发票等单据未到无法及时记录。
三、主体差异。仓库管理员的实物保管责任,是以他能够控制的物理空间范围为限的,如上锁的库房和堆场等。其中,除了企业自有的存货,可能还有代管顾客未及提走的存货,暂管尚未通过验收的存货等诸多情况,这都必须构成仓库账的内容;而在会计的存货账上,只记录属于会计主体所有权的存货。两者之间因统计口径上的不同而形成“永久性差异”。
四、制度差别。由于制度规定不一致而引起的双方差异也常发生,表现在:
1.会计上规定的原材料成本口径不仅限于发票价格,可能还要加上其它费用;而仓库对进货金额的记录只能依据发票价格,对于其它费用单据并不知情;
2.除了有数量也有金额的业务必须登记以外,会计还必须对只涉及金额不涉及数量的业务也加以记录,如购货进仓后又收到供应商退回的折扣金额,或因故补付给供应商的差价款等,这些业务金额都要调整相应的存货成本;而仓库只登记有实物进出的数量和金额,对上述业务无从得知,更不用说调整了;
3.“款已收,货未付”的未达业务,在跨月时也有麻烦,会计核算要求当月必须结转销售成本,从而在帐上立即注销相应的存货,无论是否已经发货;而从实物角度看,很可能这些存货根本还没有被提走,仓库当然还保持着原有的记录。
五、舞弊行为。往往单方反映在仓库记录上。
由此可见,仓库和会计对于同一业务的记录脱节,是极为正常的现象。甚至可以说,两者一致只是偶然的,两者不一致才是必然的。所以,最简明的方法当然是,采用两套账分别记录,然后定期核对和解释差异。我们常说“账账相符,账实相符”,所谓“账实相符”,是指仓库账要与实物数量相符,所谓“账账相符”,是指会计账与仓库账经过核对后,要达到“差异可以解释”的状态,如果有错弊,要及时处理。
下表中,我们以A材料为例,列举一些完全可能发生的,导致双方账面差异的业务分别在仓库存货账与会计存货账中登记。请读者观察一下,从“故事开始时”的双方完全一致,到“故事结束时”的分道扬镳,差异是如何产生的。再试着设想,有什么格式能用一套账来同时满足两家的要求,就可以体会ERP设计思想的荒唐了。
也许您会说,这些业务未必发生,也未必都发生在A材料上,好象哪壶不开偏提哪壶,故意找出来“抬杠”似的。确实是这样的,在技术上,这叫“测试业务”,常用来检查软件设计是否潜伏着错误,通不过测试的,就是有缺陷的产品了。您的公司没有发现不符,可能只是因为没有发生这些业务,不代表软件设计就没有问题。
“一账独大”的实质,就是只考虑仓库账,而没有考虑与之有差异的会计账。但差异是客观存的,其中,仓库账以保管责任为重,有实物数量为据,绝对不可更改;而会计账须确保总体的借贷平衡,也轻易动不得,两者间的差异是不可调和的,那么就和火山总要找到突破口一样,两者的差异,必然表现为库存明细账加起来不等于总账。原因只在于,对于会计人员而言,总账才是自己的,明细账却是“别人”的,怎能指望一定会互相吻合呢?而这一现象已使会计界蒙羞,专业声誉严重受损!
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