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电子报表的编制与会计科目的设置
在手工编制报表时代，为了减少计算量，经常从相关的报表中提取数据，比如损益表的本年累计数从上个月的本年累计栏提取后，加上本月发生额而成，资产负债表的未分配利润从损益表中提取净利润后加上年初未分配利润而得。这种提取方法，必须保证该相关报表数据已经存在，人为地限制了报表的产生次序，显然不合管理会计软件的发展趋势。同时，运行时还可能因为打开多个报表而降低软件的运行速度。而一旦相关报表的格式发生变动，更可能要牵一发而动全身，加重了软件的维护工作。所以，在电子报表中，从相关报表提取数据已不再是一种优点反而是一种缺陷。事实上，现在的电脑都十分高级，让报表独立计算数据，也多花不了几秒钟的时间。企业在规划电算化的时候，应该考虑到这一点，不能简单地照搬手工方法。
下面以两大会计报表：资产负债表、损益表为例，具体分析电子报表的编制公式。
资产负债表
对手工操作来说，资产负债表难在科目太多，计算量大，不易平衡。但对电脑来说，在不遗漏科目，不搞错借贷方向的情况下，最容易造成报表不平衡的，就是“未分配利润”项目，本项目是根据年初“利润分配━未分配利润”及期末“本年利润”合计而来。在手工结转损益科目至“本年利润”时，漏转、多转或少转都会造成“本年利润”的余额不准确，从而引起报表左右二栏的合计数不相等。因此，为保险起见，本项目可以在原来公式的基础上，再加上（或减去）各损益科目的余额。
假设某企业只有财务费用一个损益科目，本期发生额是借方10000元，则其简化公式是：本年利润－财务费用。若月末转帐，则本项目金额是：本年利润（-10000）－财务费用0＝-10000元若采取“表转帐不转”方法，则本项目金额是：本年利润0－财务费用10000＝-10000元若月末帐面多转了10000元，则本项目金额是：-20000-（-10000）＝-10000若月末只转了5000元，则本项目金额是：-5000-5000＝-10000可见，这种公式下，无论出现何种情况，其最后金额都是-10000元即适合采取“表转帐不转”的企业，也适合“帐转法”的企业，并且不怕漏转或少转。毕竟结帐后的人工操作失误还可以在下个月进行调整，而结帐后的资产负债表却必须确保平衡。另一种方法就是将年初的未分配利润加上损益表中的累计净利润，此法牵涉到其他报表，其弊端前言中已经提到。
损益表
与资产负债表相比，损益表的栏目就少多了，手工编制的工作量也比资产负债表要少。但在电算化中，编制产生一张准确的损益表，却更不容易。存在问题根据会计原理，期末损益类科目都要结转到“本年利润”科目，结转后的损益类科目借贷方金额相等，期末余额为零。因此，损益表中各栏目数据就不能象资产负债表一样，直接提取总帐中损益类科目的余额，那样只能产生一张空白表。于是，有些企业就采取“表转帐不转”的方法，即期末各损益类科目都不结转，保留本期发生额及期末余额。这样，1－11月份的损益表就可以跟资产负债表一样，直接从总帐提取数据了。问题是，在现行会计制度下，年末各损益类科目必须全部结转至本年利润至未分配利润。因此，目前的各财务软件，年末处理流程都是先结转再结帐最后产生报表，其结果12月份的报表仍将是空白的。变通方法举例来说，如果本期财务费用是10000元，其期末的结转分录是：
借：本年利润10000
贷：财务费用10000
结转后的财务费用借贷方金额均为10000，余额为零。因此，我们可以将其贷方发生额10000作为本期的财务费用，总帐中的贷方累计数作为本年累计。其他各栏目类推。这种方法虽可使1－12月份的损益表都不会变成空白，但其准确性缺令人怀疑。在上述的10000元财务费用中，如果利息支出是20000元（借方），利息收入是10000元（贷方），则结转之后财务费用的借贷方金额均为20000元。按照提取贷方金额的方法，反映在损益表上的财务费用将是20000元，而不是实际发生的10000元。
此外，象存货盘盈时的贷方管理费用、销售退回时的借方收入等等（具体分录可直接参阅相关的会计书），这种因日常业务引起的借贷方均有发生额的情景，都会跟财务费用一样，造成相关栏目的数据失真，并最终导致损益表的净利润不等于资产负债表未分配利润项目期末数与年初数之差。当然，在实际处理上也可以借用红字方法转移方向，强行使日常业务的分录只借（成本费用类）或只贷（收入类），但谁能百份之百地保证只借和只贷呢？（结转时的方向本就相异，所以软件设计上也不可能限制成只借只贷）因此，这种变通方法也只是治标不治本。解决之道由以上的分析可以看出，要直接从损益类科目提取数据是很困难的。那么，可不可以改为从其他科目提取呢？我们知道，期末结转至本年利润的金额，就是该科目本期的实际发生额。因此，只要在本年利润科目下设置相关的子目，我们就完全可以由本年利润科目相关子目中提取本期的发生额及期末余额，作为该科目的本期发生额和本年累计。在上例中，会计分录就改成：
借：本年利润━━财务费用10000
贷：财务费用10000
如果期末结转到“本年利润”的分录、年末“本年利润”各相关子目结转到“利润分配--未分配利润”的分录也由软件自动处理，那就更加理想了。而这种自动结转功能，对电脑来说则是小菜一碟。
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