【摘要】 会计信息化需要好的数据处理工具和数据展示工具。本文首先介绍盈亏平衡分析方法?并介绍用Excel制作盈亏平衡分析模型和用友ERP-U8 BI中的盈亏分析模型?然后用Crystal Xcelsius来制作个性化的盈亏平衡分析模型?最后指出会计人员应借助于像Excel和Xcelsius这样优秀的第四代软件工具或用友ERP-U8 BI提供的平台?自行开发满足个性化需求的模型?更好地为管理决策服务?实现财务智能化。
【关键词】 盈亏平衡分析;商业智能;自行开发
盈亏平衡分析是在成本性态分析和变动成本法的基础上进一步分析研究销量、价格、成本和利润直接的内在规律性联系?为企业进行预测、决策、控制和计划提供必要的财务信息的一种定量分析方法。盈亏平衡分析基本公式:利润=销售收入-变动成本-固定成本。在这其中?不同售价下保本点销售量的确定至关重要?它可以为管理者科学地规划企业的未来?制定正确的经营决策提供依据?是企业决策的有力工具。在手工会计下?实现盈亏平衡分析比较麻烦?而在计算机辅助下?实现起来就比较容易而且能够实现更多的功能。本文介绍借助于计算机实现盈亏平衡分析的方法?分别是:在Excel中实现盈亏平衡分析?在用友ERP中实现以及运用Crystal Xcelsius来制作个性化的盈亏平衡分析模型。
一、用Excel实现盈亏平衡分析
在上海财经大学出版社出版的由刘兰娟主编的《财经管理中的计算机应用》一书中?介绍了用Excel建立盈亏平衡分析模型的方法。在该书中作者运用公式计算边际贡献、销售收益、总成本和利润?运用模拟运算表作出制图所需的数据?用散点图来展示边际贡献、固定成本与利润的关系?并用模拟运算表的方法在图形中加入盈亏平衡销量垂直参考线和当前销量垂直参考线?用微调项控件来对销量和售价进行调节?将调节对利润和盈亏平衡点的影响结果显示在文本框中。
利用Excel做的将业务、公式和图表紧密结合后的一个盈亏平衡分析的图形 ?交互式的功能让管理人员体会到数据在“说话”?他只需调整销量和售价两个参数?马上在图表上展示出边际贡献、固定成本与利润的关系图?同时还能给出盈亏平衡的分析结果?是盈利还是亏损?以及该售价所对应的盈亏平衡销量。
二、ERP中的盈亏平衡分析
随着ERP的推广与普及?越来越多的企业都已上了ERP系统?企业的数据大多产生于ERP系统之中。那么可不可以直接在ERP系统中实现盈亏平衡分析呢?2007年9月份用友联合BI厂商Business Objects公司推出的U8-BI商业智能系统中?提供了许多决策分析模型?其中就包括盈亏平衡分析模型。
就是用友U8-BI中提供的盈亏分析模型?在该模型中采用逆向思维的方法?根据目标利润去倒推影响它的相关因素?比如:业务量、产品单价、单位变动成本和固定成本。这里可以首先设定一目标利润和一变动因素?模型能够给出在其他因素不变的情况下?该因素需要达到多少才能实现目标利润?并通过仪表盘形象地显示出该因素的变动量和变动比率。还能显示出各项因素对目标利润的影响程度。
在用友ERP-U8 BI的服务模式中?Business Object公司提供BI应用模型和决策分析模式?天创咨询负责为企业提供增值的咨询服务和远程交付服务。当客户有个性化的基于U8-BI的决策分析模型需求时?一方面可以借助U8-BI的设计平台自行设计?另一方面也可以将需求发送给用友天创咨询公司?用友天创咨询公司在后台建立了强大的适合各种管理角色不同管理的管理页面知识库?可以根据客户个性化需求快速配置?并发送到客户端?由客户或用友公司现场实施服务人员部署到企业中高层管理者的浏览桌面。
三、用Xcelsius制作个性化的盈亏平衡分析模型
虽然ERP已经进入普及时代?但是还有不少企业还没有上ERP或者上了ERP但短期内还不能上商业智能系统?那么对于这样的企业怎么实现像用友U8-BI系统中那样动态形象的盈亏平衡分析呢?Business Object 公司的 Crystal Xcelsius就是一个很适合于管理人员使用的商务智能工具。借助常用的Excel?运用Xcelsius就能制作出像用友U8-BI系统中那样动态形象的?甚至是满足个性化需求的盈亏平衡分析模型。
Crystal Xcelsius 是一款直观的独立的 Windows 应用软件?它可以连接 Excel 表格、通过 web service 和XML连接其他外部数据源?从而将传统的 Excel 表格及静态数据转换为引人入胜的交互式可视化分析。可以从中看到用友U8-BI中BI应用模型和决策分析模式就是用Business Object公司提供的Crystal Xcelsius 来实现的。
通过Crystal Xcelsius工具借助于Excel制作的盈亏平衡分析模型?在此模型中可以调节销量和售价两个变量?求得相应销量下的利润情况和相应单价对应的平衡销量并形象地将结果展示出来。模型采用结构图的方式能够形象地展现出影响利润的各个因素之间的关系?比如可以通过调整可变成本的滑块?变化各种相关的因素?图中的直接人工等因素就会发生变化进而会影响总的可变成本?并带动总成本?最终影响利润。而影响固定成本的主要因素?包括管理层薪酬、保险费用、折旧、广告等?这里采用了直接在进度条上拖动的方式?根据业务状况灵活调整?来影响固定成本?并带动总成本?最终影响利润。
模型中利润进度条采用了具有预警功能的进度条?当利润为正时?进度条显示绿色?当利润为负值时?即亏损时?进度条显示红色?提出警报?引起决策者的注意。而对于盈亏平衡销量这里采用仪表盘的形式来形象地展示?当通过对进度条或滑块的调节来变动与盈亏平衡销量相关的因素如:单价、固定成本或变动成本等因素时?仪表盘会自动显示出当前情况下的盈亏平衡销量?指针指到相应位置?形象地展现出这些因素对盈亏平衡点的影响。
用Xcelsius制作的交互式可视化模型(Flash)可以直接嵌入到 PowerPoint、PDF、Word、Outlook 和 Web上动态形象地展示、讲解数据?让演示更富有说服力和吸引力?让商业信息得到更加充分的表现。由于Xcelsius平台独立且对配置环境要求不高?任何企业都可以运用?另外Xcelsius操作简便?即使非技术人员也可以进行全面的交互式可视化分析?会计人员也能轻松便捷地制作出满足个性化需求的分析模型来。
综上可以看到，无论是运用Excel还是在用友ERP-U8 BI中?还是用Xcelsius来制作盈亏平衡分析模型都需要会计人员具有自行开发的能力。会计人员应借助于像Excel和Xcelsius这样优秀的第四代软件工具或用友ERP-U8 BI提供的平台?自行开发满足个性化需求的模型?更好地为管理决策服务?实现财务智能化。