一旦客户发出了退换货和索赔的请求，一般会先发送到与之对接的我方企业的销售部门，销售部门会找到质量部门和生产部门进行核实确认该退换货请求所指的商品及批次是否确系我们企业发出的商品，然后进行下一步处理环节。
索赔额一般没有争议，销售合同中事先都有列明的赔偿比例，需要协商的是货物的退换。
原则上销售部门会要求客户将残次的货物发回到我方企业，我方企业将经检验合格的商品补发给客户。我们见到实物后，将该残次货物回收入库、财务入帐。这样处理的话，进出口部门会在退回货物进港时，用原出口的报关单向海关进行出口商品退运的报关，税务会计需要在退回货物入厂的当月在出口退税申报系统中做退运的出口冲减。
但实际工作中，由于客户方将残次货物退运回我国境内时，会发生大额的海运或空运费和保险费，这些费用会由我们销货方承担，而往往这些费用有时会远高于货物本身的价值，所以很多时候我们会不提出将残次货物退回的请求，而只是要求客户将残次品在当地进行报废处理，并将报废的过程拍图片发给我方企业，以确保没有我方企业的残次货物流入市场。（如果需要对残次货物进行研究以找到问题点来提高生产技术水平，杜绝质量风险，则应要求客户将其退回）。
并且，由于国际间货物运输一般需要很长时间，所以即便是有要求客户将残次货物退回，为了尽量减轻给客户造成的损失，减小对客户生产进度的影响，我方企业也会提前将合格的货物发出，而不会等到验收了退回货物后。
这样处理的话，进出口部门会在发出新货物时做一般贸易出口报关，并在退回货物入港时按采购进口商品一样做一般贸易进口，并缴纳进口关税、进口增值税。税务会计可以将出口的报关单录入到出口退税申报系统中参与免抵退税计算。这样在税务成本上增值税一进一退，没有损失，只是增加了一项关税成本，却节约了时间成本，提高了客户满意度，是比较合适的处理方法。