一、制度完善，并且要考虑细节
费用报销要规范高效，首先要有明确的规章制度。制度一定要明细化，让各种可能出现的场景都有约定。
如员工出差都有出差补贴，就要计算补贴的天数，天数怎么算呢？8月1号出差，8月2号回来，算一天还是两天。算头不算尾的话，给一天的出差补贴；头尾都算，给两天的补贴。特殊情况来了，一个员工8月2日晚上坐飞机回到首都机场时是晚上11点，打车到家是3日的零点四十分。算出差补贴时要不要多计一天?
如果制度能约定清楚以到北京的时间为准，就不会有争议了。可见制定制度时在细节上务需清晰。
二、特殊事项需要有方案
很多财务人员纠结钱付出去了，没有发票，怎么报销？举个例子，通讯公司到山区铺设5G网络，两个月吃住在老乡家。项目结束，给了老乡3000元作感谢，没有发票，费用该如何报销呢？一味强调凭票报销显然不合理。
对此，有家公司就设计替代方案，把出差地划分为ABCD四类，对于D类地区（偏远的山区）实行费用包干制，给很高的出差补贴。前段时间电视剧《人民的名义》很火，有个桥段给大家分享一下。大陆集团的董事长王大陆与李大康聊天，王大陆说企业从银行贷款后需拿出几个点的钱打点银行的领导 ，几乎成为惯例。接着王大陆说我从没有行过贿。看到李大康一脸茫然，王大陆做了解释，我通过财务公司办理。李大康听后说你设置了防火墙。这里的防火墙是什么意思？实际上是李大康把向银行贷款的业务委托给中介机构去办理，支付服务费。至于中介怎么做，那与我无关，所以这样的做法追求的是外圆内方。王大陆的这个做法可以让费用报销更加规范，这一思路值得所有企业学习。
三、要有例外留给新生事项
首先对新生事项，要有清晰的界定。这里所谓的新生，是指制度中没有约束、从前也没有发生过的事项。对于新发生的事项，要预留通道。等这些新生事情有了处理的先例，再修改费用报销制度予以规范。
四、全公司需要培训
《费用报销制度》出来后，必须宣讲、培训才能深入人心。一般大企业在新员工入职培训时会开一门课《员工如何报销费用》。把财务的要求以及关于发票的知识点告诉员工，有助于员工正确认识制度，避免产生误解。
比如，很多员工对增值税专票和普票的区别不清楚，不明白为什么财务要求索取专票。通过培训，可以让员工了解专票可以抵税。
另外，财务部一定要积极主动响应国家推行的新政策。最近开具增值税普票有新规定，不仅需要提供公司名称，还需要税号。财务人员可把开票信息做成图片或二维码发给全员，解决开票问题。
五、审批关键节点找准
员工报销费用时 ，往往要找一圈领导签批，签批结束才提交到财务，接着是会计审批、出纳打款。需要哪些人签字，每个企业有不同的要求。公司规模越小，签字越简单；规模越大，签字流程越长。
现在有一个趋势，费用报销签批流程在变得越来越长。一切大的集团企业员工要报销一笔费用，需要十多个领导签批。从内控角度来讲，三个人签字足够了。为什么签字流程会搞得这么繁琐呢？对此，我写过《为什么费用报销的签批流程会越来越长》一文作了分析。
六、报销和审批约定时限
以华为为例，费用发生之后，应该在三个月之内报销，超过三个月不超过六个月的，需要走特批流程报销。超过六个月就不给报销了。
为了保证费用报销审批的及时性，华为规定了电子审批的时限。一般自电子流流转到审批人之日起，超过一定时间没有审批的，系统将自动跳转到下个环节，默认本环节审批人已经同意。当然，审批责任由该没有及时审批的审批人承担。公司会定期提取审批时效记录予以通报，通报本质就是批评。
七、集中处理
费用报销往往都是小金额，大批量，如果公司有个五百左右员工，每个人如果都能涉及到费用报销，财务是苦不堪言的。
我以前所在公司就面临这样的问题，公司几百号人，从周一到周五，从早上到下午，时时都有人报销费用，财务部就像茶馆。每个人在等报销的时候聊几句天，然后扯几句闲话，这样财务部就像说书场一样。
后来我有个提议，财务的费用报销集中处理，集中每周二下午和每周五下午，此时间段报销，对于经常发生费用的人，尽可能集中一个月处理一次，可大幅度减低工作量。
八、IT与人工智能替代
费用报销审批工作量大、规则性强、控制节点少，执行简单。这样四个特点，很符合人工智能处理的要求。费用报销前端的审批，中间的做账，后端的打款，都可实现智能化。
如果建立了财务共享服务中心，费用报销就可以做到自动化处理，工作量就由以前的非常巨大变得徽不足道。
譬如，通过OA就可在审批环节实现电子审批代替人工审批，把人跑路变成计算机跑路。在单据流转环节实现集中快递。在付款环节本来费用报销得一笔一笔给人付款，OA与网银对接可实现了批量打款。在账务处理环节，能够实现会计分录系统化处理，替代了手工录入。