出口退税单证备案需要填写《出口货物备案单证目录》表。此外国家税务总局要求备案的单证还有:合同、出口货物明细表、提单、装货单(即下货纸)。同时地方税务局还要求将报关单也复印一份进行备案,一并装订到备案单证中。
《出口货物备案单证目录》的填写如下：
1、备案单证存放处:公司财务布部。
2、“页数”:自己数一下本笔出口一共备案了几页单证，如实填写即可。如果是本地税务局还要求备案报关单的话，一共是5页(即合同、出口货物明细表、提单、装货单、报关单)。
3、备案时是以每笔出口业务进行的，如果一张报关单对应着几项，那么只备案一套单证就可以了，可以在退税系统中将"单证收齐明细表"打印一份，标上哪几项对应的是一份报关单，然后一起装订到备案单证里就可以了。
出口退税条件
(1)必须是增值税、消费税征收范围内的货物。增值税、消费税的征收范围，包括除直接向农业生产者收购的免税农产品以外的所有增值税应税货物，以及烟、酒、化妆品等11类列举征收消费税的消费品。
之所以必须具备这一条件，是因为出口货物退(免)税只能对已经征收过增值税、消费税的货物退还或免征其已纳税额和应纳税额。未征收增值税、消费税的货物(包括国家规定免税的货物)不能退税，以充分体现"未征不退"的原则。
(2)必须是报关离境出口的货物。所谓出口，即输出关口，它包括自营出口和委托代理出口两种形式。区别货物是否报关离境出口，是确定货物是否属于退(免)税范围的主要标准之一。
凡在国内销售、不报关离境的货物，除另有规定者外，不论出口企业是以外汇还是以人民币结算，也不论出口企业在财务上如何处理，均不得视为出口货物予以退税。
对在境内销售收取外汇的货物，如宾馆、饭店等收取外汇的货物等等，因其不符合离境出口条件，均不能给予退(免)税。
(3)必须是在财务上作出口销售处理的货物。出口货物只有在财务上作出口销售处理后，才能办理退(免)税。也就是说，出口退(免)税的规定只适用于贸易性的出口货物。
而对非贸易性的出口货物，如捐赠的礼品、在国内个人购买并自带出境的货物(另有规定者除外)、样品、展品、邮寄品等等，因其一般在财务上不作销售处理，故按照现行规定不能退(免)税。
(4)必须是已收汇并经核销的货物。按照现行规定，出口企业申请办理退(免)税的出口货物，必须是已收外汇并经外汇管理部门核销的货物。
国家规定外贸企业出口的货物必须要同时具备以上4个条件。生产企业(包括有进出口经营权的生产企业、委托外贸企业代理出口的生产企业、外商投资企业，下同)申请办理出口货物退(免)税时必须增加一个条件，即申请退(免)税的货物必须是生产企业的自产货物或视同自产货物才能办理退(免)税。
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