首先，需要确定活动的目的和规模。业务招待费的目的通常是为了达成某种商业合作或者促进交流。活动的规模则是根据参加人数、场地、餐饮、交通等评估的预算。如果是招待客户，需要考虑到客户的文化背景、口味和连续招待的时间等因素。
其次，需要对场地、餐饮、交通的成本进行核算。场地包括宴会厅、酒店会议室等，其费用一般根据规模和服务水平来计算。餐饮包括菜品、饮料、服务费等，其费用也取决于人数和场地。交通成本则需要考虑车辆租赁、司机工资和油费等。
另外，还需要考虑活动期间的礼品赠送。礼品的选择也需要根据参加者的文化背景和自身的意图来确定。例如，如果招待外籍客户，可以送一些具有中国元素的礼品，如茶叶、中医保健品等。同时，礼品的价格也需要合理控制，不能过于奢华，也不宜太过简单。
最后，需要对费用进行统计和审核。统计整个活动的费用情况，包括场地、餐饮、交通、礼品、人员工资等。审核时需要考虑是否存在超支等情况，以确保活动的预算可控。
在进行业务招待的过程中，需要遵守相关的法律法规，不能违反公共道德和企业的规范。同时，在合理使用业务招待费的前提下，也需要拓展拓展企业的交流和影响力，让更多的人知道和了解企业。因此，在使用业务招待费时需要明确目标，确保预算可控，提升企业的品牌形象，为企业的发展提供更大的动力。